Новая канцелярия

Наверх  Предыдущая  Следующая

Канцелярия – это рабочее место для регистрации документа и организации работы с ним.

Участники группы, в которой находится канцелярия, выполняют роли в организуемом документообороте.

 

Подключить Канцелярию можно двумя способами:

1. В Главном меню выберите пункт Документы – Новая канцелярия.

2. Переключитесь на рабочий стол Канцелярия, кликнув на иконкуnewcanc1_zoom80 на нижней панели. Затем в верхней полосе появившегося рабочего стола Канцелярия нажмите кнопку «Создать новую канцелярию».

 

В открывшемся окне Новая канцелярия

newcanc2_zoom60

- введите Название Канцелярии;

- выберите существующую группу из списка, например, "Секретариат Гендиректора" или "Плановый отдел", или создайте новую специальную группу, в которой будут регистрироваться ваши документы;

- кратко опишите цели и задачи Канцелярии в поле Описание, например "Регистрация договоров";

- нажмите кнопку ОК.

 

В случае успешного создания Канцелярии вы увидите сообщение

 

newcanc3_zoom60

 

В сообщении должно фигурировать название выбранной вами группы. Нажмите кнопку ОК для закрытия сообщения.

 

Откройте инструменты группы и вы увидите, что к ним добавился новый инструмент Документы, нажатие на который вызывает открытие Журнала документов канцелярии данной рабочей группы.

 

Ваша новая канцелярия появится также в Списке канцелярий на рабочем столе «Документы».

 

Создание Канцелярии, связанной с организацией

 

Если вы являетесь владельцем организации, то вам доступно создание Канцелярии с привязкой ее к этой организации. Для этого включите переключатель «Канцелярия организации» в окне создания Канцелярии:

 

clip0393

 

Если вы хотите создать канцелярию в подразделении организации, то следует проверить, что на момент создания Канцелярии рабочая группа подразделения создана с опцией включения в нее сотрудников, и вы входите в число сотрудников – таким образом, группа этого подразделения есть у вас на панели групп. Для привязки к подразделению включите переключатель «Привязать к подразделению» и выберите подразделение, группа которого вам доступна, в открывающемся списке.

clip0394

 

Привязка Канцелярии к Подразделению позволит управлять составом Канцелярии из оргструктуры организации. Документы канцелярии, связанной с организацией, имеют дополнительные возможности для редактирования карточки документа: в поле автора резолюции можно выбирать любого сотрудника организации, даже не участвующего в группе Канцелярии, при редактировании текстовых полей «от кого», «кому» и т.п. появляется возможность включать текст ФИО, должности или подразделения сотрудника организации.

Не забудьте после создания канцелярии настроить права участников канцелярии в окне свойств Канцелярии, если вы хотите, чтобы они могли редактировать свойства Канцелярии или любые карточки документов канцелярии.