Регистрация входящего

Наверх  Предыдущая  Следующая

Нажмите на clip0376 и выберите категорию документа из списка. В открывшемся окне новой регистрации введите реквизиты документа, заполнив поля вкладки Документ.

 

clip0377

 

Вкладка Документ

Добавьте оригинал документа в карточку – это может быть скан или файл популярного формата, - и вы увидите его имидж в карточке регистрации. Для этого нажмите кнопку "Добавить оригинал" clip0251

 

Поля вкладки Документ:

- название документа – текст до 256 знаков;

 

- Рег.№ - регистрационный номер. Текстовое поле. Номер может содержать любые цифры, буквы, символы. Предусмотрена произвольная или автоматическая нумерация. Для автоматического присвоения номера нажмите кнопку !!!! №. Правило автоматического присвоения: увеличенный на 1 последний занятый номер в данном потоке документов.

 

- («от:») дата – дата регистрации. По умолчанию, текущая дата. Редактируемое поле. Нажав на кнопку !!! Календарь, выберите нужные дату и время, нажмите кнопку «Закрыть»: выбранные значения будет помещена в поле.

 

- Исх.№ - номер исходящего из документа, присвоенный отправителем.

- («от:») дата отправки – дата регистрации документа у отправителя. Нажав на кнопку !!! Календарь, выберите указанные в документе дату и время, нажмите кнопку «Закрыть»: выбранные значения будут помещены в поле.

 

- От кого: - текстовое поле. После формирования РКК документа значение поля будет внесено в динамически формируемый список отправителей. С накоплением списка предоставляется возможность выбора значения из списка (нажмите на значок выпадающего списка у правого края поля).

 

- Кому: - текстовое поле. После формирования РКК документа значение поля будет внесено в динамически формируемый список получателей. С накоплением списка предоставляется возможность выбора значения из списка (нажмите на значок выпадающего списка у правого края поля).

 

- Составитель – текстовое поле. Заполняется значением из документа. Добавочные реквизиты, например, номер телефона, могут быть внесены сюда же.

 

- Краткое содержание и Комментарии – переключаемые поля с возможностью расширенного редактирования текста. Краткое содержание формируется по тексту или сопроводительной записке документа. Комментарии – любой необходимый текст.

 

- Вложения: Нажмите кнопку «Добавить вложение», выберите из списка источник файла и загрузите необходимые материалы. Вложенный файл появится в списке вложений в РКК.

 

- Обсуждения: После формирования РКК станет доступна операция открытия обсуждения документа. Список обсуждений доступен для просмотра из этого поля.

 

- Состояние - статус документа (Не зарегистрирован, на контроле, снят с контроля, удален)

 

- Ответ - признак «Требует ответа»

 

- Срок - срок исполнения документа. По умолчанию, дата регистрации + 2 недели. Редактируемое поле. Перед полем индикатор статуса документа.

 

- Контролирует - укажите фамилию Контролера. Контролера можно выбрать из выпадающего списка (стрелка у правого края поля). По умолчанию, в поле подставляется фамилия владельца группы. В список для выбора включены участники группы.

 

- Автор резолюции - укажите фамилию Автора резолюции. Автора резолюции можно выбрать из выпадающего списка (стрелка у правого края поля). По умолчанию, в поле подставляется фамилия владельца группы. В список для выбора включены участники группы.

 

- Резолюция – см. Резолюции и поручения

 

- Способ доставки - укажите способ доставки, выбрав значение из выпадающего списка.

 

- Ответ на – укажите документ, ответом на который является регистрируемый документ.

 

- Регистратор – фамилия пользователя, регистрирующего документ.

 

- Категория - информационное поле. Показывает, к какой категории относится регистрируемый документ.

 

- Рабочая группа – информационное поле. Группа, к которой относится текущая канцелярия.

 

- Название проекта – если в данной канцелярии ведется справочник названий проектов, то можно выбрать название проекта из списка значений этого справочника. Если к выбранному значению привязан проект teamtools, и функциональность проектов доступна пользователю, то выбранное в этом поле значение имеет вид гиперссылки, нажав на которую можно перейти к данному проекту.

- Атрибуты документа – если в канцелярии ведется справочник типов атрибутов документов, то для добавления атрибута в таблице атрибутов документов нажмите «добавить», выберите тип атрибута в раскрывающемся списке и нажмите ОК на панели выбора. Атрибут добавится в таблицу. Кликните поле в колонке «Значение» для перехода к редактированию значения атрибута. Контрол для редактирования значения определяется типом атрибута.

 

Для завершения формирования РКК предусмотрены два варианта:

- «Создать+новый» - сохраняется РКК и открывается окно для регистрации следующего документа.

- "Создать" - сохраняется РКК и окно регистрации закрывается.

Кнопка «Отмена» закрывает окно без сохранения.

 

Связь с Партнёрами

 

clip0378

Если вам доступен модуль Партнеры, то при редактировании текстовых полей «от кого», «кому», «отправитель» вы можете вставить имя существующего партнера. Для этого нажмите кнопку рядом с текстовым полем и выберите пункт «Добавить название партнера».

clip0379

В открывшемся окне для добавления связанного объекта выберите нужного партнера в списке недавно открытых окон партнеров, или на вкладке «Поиск» введите слово, которое имеется в данных Партнера, выполните поиск и выберите партнера в списке найденного. Нажмите ОК в окне добавления связанного объекта.

Если документ зарегистрирован в Канцелярии, привязанной к организации, то вы можете добавить в текстовое поле данные сотрудника этой организации. Для этого в меню кнопки редактирования, расположенной рядом с текстовым полем, выберите пункт «Добавить ФИО сотрудника».

clip0380

Откроется окно добавления сотрудника. Выберите нужного сотрудника. Отметьте пункты для настройки формата «Включить текст:» добавляемого текста и нажмите ОК в этом окне.

 

Вкладка Ответы

На этой вкладке можно сформировать список список ответов на регистрируемый документ, нажав кнопку «Выбрать существующий документ».

 

newincomedoc3_zoom60

 

Вкладка Поручения

На вкладке Поручения формируется список поручений-задач по документу.

 

Первое поручение формируется автоматически по резолюции. При этом Название задачи и Постановка задачи могут быть заполнены или дополнены текстом в режиме автоподстановки, включающим номер регистрации, дату регистрации, название документа, резолюцию, краткое содержание, фамилии регистратора, контролера, автора резолюции.

 

Вкладка Связи

В этой вкладке вы можете увидеть список связанных с данным документом объектов. После формирования РКК станет доступно добавление связей с объектами системы. 

 

Вкладка История

В этой вкладке накапливается история действий, произведенных в РКК: дата изменения, автор и его комментарий.