Справочник категорий

Наверх  Предыдущая  Следующая

Для каждой канцелярии вы можете настроить список категорий документов, и настроить каждую из них: задать текущее значение счетчика для правильной нумерации, маску номера, его префикс и срок исполнения документа по умолчанию.

Для этого в Журнале документов в меню Рабочего стола нажмите кнопку "Настройки"

clip0027

и кликните на строке "Справочник категорий".

 

Для каждой канцелярии предустановлен широкий перечень категорий документов, который вы можете расширить или сократить в соответствии с собственными нуждами.

 

clip0359

 

Добавление категории

 

Нажмите кнопку "Добавить категорию" в верхнем меню окна справочника. Выберите направление документа (входящая корреспонденция, исходящая или внутренний документ).

В открывшемся окне введите наименование категории, родительскую группу (если необходимо).

В представленном на рисунке примере указан префикс номера "Д-", а значение текущего счетчика равно 17, что означает, что при добавлении нового документа категории "Доверенность", ему будет присвоен автоматически сгенерированный номер "Д-17".

 

Префикс номера будет использоваться как шаблон для формирования номера, если содержит выражения в фигурных скобках:

{nn} - для подстановки Текущего счетчика

{mm} - для подстановки номера месяца

{yyyy} - для подстановки года

{yy} - для подстановки года (две последние цифры)

 

Не забудьте указать срок исполнения по документу, принятый в вашей организации по умолчанию. Например, 14 дней для входящих писем.

 

Нажмите "Подтвердить" для сохранения категории в справочнике.

 

clip0029

 

Удаление и изменение категории

 

Для удаления неиспользуемой категории документов нажмите "Изменить" в верхнем меню окна справочника категорий. В выпадающем меню выберите "Удалить". Также вы можете удалить категорию , нажав правой кнопкой мыши на соответствующей строке справочника, и выбрав "Удалить" в открывшемся контекствном меню.

 

clip0030

Изменить настройки категории вы можете:

1. Дважды кликнув на сроке категории в справочнике (откроется окно редактирования)

2. Нажав правой кнопкой мыши на соответствующей строке справочника, и выбрав "Изменить" в открывшемся контекствном меню.

 

Счетчики

 

Для сброса текущих счетчиков номеров (это может потребоваться в начале нового года или отчетного периода, если в организации принято начинать нуменацию какой-либо категории документов, таких как счета, заново) выберите в списке действий кнопки «Изменить» действие «Установить все счетчики номеров документов в 1». В этом случае в колонке Текущих счетчиков номеров во всех категориях документов будет установлено число 1.

По окончании редактирования не забудьте сохранить изменения. Для этого нажмите кнопку «Сохранить изменения» внизу окна справочника.