Списки участников документов

Наверх  Предыдущая  Следующая

Владелец канцелярии, созданной в организации, или сотрудник канцелярии с правами «управление канцелярией» или «управление документами» может настроить списки для выбора контролера, автора резолюции или ответственного исполнителя в резолюции. Чтобы открыть окно справочника в Журнале документов канцелярии в меню Рабочего стола нажмите кнопку "Настройки" и кликните на пункте меню  "Справочник списков участников документов".

 clip0416

 

Списки, созданные в этом справочнике, используются в окне карточки документа при редактировании соответствующих типов участников документа.

В таблице для редактирования списков в первой колонке - список всех сотрудников организации, в которой создана данная канцелярия. В трех других колонках – отметки о включении / невключении  сотрудника в соответствующий список.  Для фильтрации сотрудников по подразделению  выберите в раскрывающемся списке рядом с надписью «фильтровать сотрудников по подразделению». Если фильтровать по подразделению не нужно, то нажмите «Очистить в раскрывающемся списке для выбора подразделения.

Кроме того, для фильтрации списка по ФИО сотрудника можно использовать стандартный фильтр на колонке «Сотрудники».

 

Добавление сотрудника в список

 

Если сотрудник не включен в список, то в колонке этого списка напротив его фамилии стоит отметка «Не в списке». Для включения его в список выберите кликом строку с этим сотрудником и кликните поле в нужной ячейке. Нажмите кнопку «Включить в список». Отметка изменится на «В списке»

 

Исключение сотрудника из списка

 

Если сотрудник включен в список, то напротив его фамилии в колонке списка стоит отметка «В списке». Для исключения его из списка выберите кликом строку с этим сотрудником и кликните поле в нужной ячейке. Нажмите кнопку «Исключить из списка». Отметка изменится на «Не в списке».

 

Группа для создания задачи резолюции

 

Если резолюции по документам должны создаваться только конкретной группе, то выберите эту группу в раскрывающемся списке возле надписи «…для создания задач резолюций использовать группу:».

 

По окончании редактирования не забудьте нажать кнопку «Сохранить» или «ОК» для сохранения измененных данных.

 

Особенности использования списков в окне документа

 

При создании нового документа по умолчанию в поле Контролер ставится владелец группы канцелярии, даже если он не включен в список контролеров.

При выборе ответственного исполнителя резолюции документа выбор дополнительно ограничивается списком доступных данному пользователю групп и участников этих групп.